Automatisierte Rechnungserklärungen für Ihre Kunden

Ermöglichen Sie Ihren Kunden sofortige Klarheit über ihre Rechnungen und reduzieren Sie gleichzeitig die Belastung Ihrer Support-Teams erheblich. Der Mail Agent von AGF Vector bietet einen automatisierten Service, bei dem Ihre Kunden ihre Rechnung einfach an eine dedizierte Adresse senden und eine einfache, leicht verständliche Erklärung zurückerhalten, die von KI generiert wird.

Die Herausforderung: Kostspielige Supportanfragen zu Rechnungen

Rechnungen, insbesondere für komplexe Dienstleistungen (Telekommunikation, Versorgungsunternehmen, SaaS-Abonnements), können für Kunden oft verwirrend sein. Fragen zu bestimmten Posten, Gebühren, Steuern oder Nutzungsdetails führen häufig zu:

• Hohes Anrufaufkommen im Support: Kunden rufen Ihre Hotline an oder erstellen Support-Tickets zur Klärung.
• Erhöhte Supportkosten: Die Zeit, die Agenten mit der Erklärung von Standard-Rechnungsdetails verbringen, ist teuer.
• Kundenfrustration: In der Warteschleife zu hängen oder auf eine Ticketantwort zu warten, um eine Rechnung zu verstehen, ist eine schlechte Erfahrung.
• Wiederkehrende Anfragen: Support-Agenten beantworten oft wiederholt dieselben grundlegenden Rechnungsfragen.

Unsere Lösung: KI-gestützte Self-Service-Erklärung

Als Beispiel einer erfolgreichen Implementierung unseres Mail Agent kann diese einfache Beispiel dienen, bei einer tatsächlichen Umsetzung können sämtliche Features mit standard Programmierschnittstellen angesprochen werden.
Der Mail Agent von AGF Vector fungiert beispielhaft als automatisierter First-Level-Support-Agent speziell für Rechnungserklärungen:

1. Einrichtung einer dedizierten E-Mail-Adresse: Sie erstellen eine spezifische E-Mail-Adresse (z. B. rechnungserklaerung@ihrunternehmen.com).
2. Information Ihrer Kunden: Kommunizieren Sie diesen Service Ihren Kunden auf Rechnungen, Websites oder Hilfsportalen. "Verwirrt über Ihre Rechnung? Senden Sie sie an rechnungserklaerung@ihrunternehmen.com für eine einfache Aufschlüsselung."
3. Kunde sendet E-Mail: Ein Kunde leitet die von Ihnen erhaltene Rechnungs-E-Mail weiter (oder hängt die Rechnungs-PDF an) an die dedizierte Adresse.
4. KI-Analyse: Der Mail Agent empfängt die E-Mail, verwendet KI, um den Rechnungsinhalt zu analysieren, und identifiziert Posten, Gebühren, Daten und Struktur.
5. Generierung einer einfachen Erklärung: Die KI erstellt eine klare, prägnante Erklärung der Rechnung in einfacher Sprache, wobei der Schwerpunkt darauf liegt, komplexe Teile in verständliche Komponenten zu zerlegen.
6. Automatisierte Antwort: Die Erklärung wird automatisch per E-Mail an den Kunden zurückgesendet, der die Anfrage gestellt hat, oft innerhalb von Minuten.

Wichtige Vorteile für Ihr Unternehmen

• Drastische Reduzierung der Support-Auslastung: Leiten Sie einen erheblichen Teil der routinemäßigen Anrufe und Tickets zur Rechnungsklärung ab.
• Geringere Supportkosten: Sparen Sie wertvolle Agentenzeit und Betriebskosten.
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Bieten Sie sofortigen 24/7 Self-Service-Support zum Verständnis von Rechnungen.
• Entlastung der Agenten: Ermöglichen Sie Ihren menschlichen Support-Agenten, sich auf komplexere, hochwertigere Kundenprobleme zu konzentrieren.
• Konsistenz: Stellen Sie sicher, dass Erklärungen konsistent und korrekt auf Basis der Rechnungsdaten sind.
• Skalierbarkeit: Bewältigt mühelos Schwankungen im Anfragevolumen.

Vorteile für Ihre Kunden

• Sofortige Antworten: Erhalten Sie schnelle Klärungen, ohne auf einen menschlichen Agenten warten zu müssen.
• Bequemlichkeit: Einfacher Zugang per E-Mail, jederzeit verfügbar.
• Klarheit: Erhalten Sie Erklärungen in einfachen Worten, die sie verstehen können.
• Mehr Eigenständigkeit: Besseres Verständnis ihrer Rechnungen und Gebühren.

Beispielszenario: Erklärung einer Autowerkstatt-Rechnung

1. Kunde erhält Rechnung: Ein Kunde erhält seine Rechnung von "Ihre Autowerkstatt GmbH" und versteht einige der aufgeführten Posten nicht.
2. Kunde nutzt Mail Agent: Anstatt den Support anzurufen, erinnert er sich an den Hinweis auf der Rechnung und leitet die E-Mail/PDF an ai@agf.vc mit dem Betreff [CLARA-CAR-INVOICE] weiter.
3. Mail Agent antwortet: Innerhalb von Minuten erhält der Kunde eine Antwort per E-Mail:

   Betreff: Re: [CLARA-CAR-INVOICE] Rechnungserklärung
   Guten Tag! 
   Gerne erkläre ich Ihnen die Rechnungsposten im Detail, damit Sie genau wissen, was wir an Ihrem Ford Focus gemacht haben. 
   Zunächst wurde ein Ölwechsel durchgeführt, wobei hochwertiges Motoröl von Castrol verwendet wurde, um die optimale Schmierung Ihres Motors sicherzustellen. Zusätzlich wurde ein neuer Ölfilter eingebaut, um das Öl sauber zu halten. 
   Des Weiteren haben wir eine Inspektion nach § 57a für PKW/Kombi durchgeführt, um sicherzustellen, dass Ihr Fahrzeug sicher und verkehrstauglich ist. Außerdem wurde eine neue Plakette für § 57a angebracht. Kleinmaterial sowie Entsorgungskosten sind Nebenkosten, die bei der Durchführung von Reparaturen anfallen. 
   Ich hoffe, diese Erklärung ist hilfreich für Sie!
4. Ergebnis: Der Kunde versteht die berechneten Posten. "Ihre Autowerkstatt GmbH" hat einen Supportanruf vermieden und dadurch Agentenzeit und Kosten gespart.

tipp

Sie können dieses Beispiel jetzt für sich entdecken! Senden Sie uns eine Rechnung Ihrer Wahl an ai@agf.vc mit dem Betreff [CLARA-CAR-INVOICE]. Sie erhalten umgehend Post von unserem AI Agent. Bitte beachten Sie, dass dieses Beispiel noch nicht auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt ist und die Ergebnisse daher etwas allgemein ausfallen können. Es werden von uns keine Daten gespeichert, wir empfehlen aber Ihre persönlichen Daten aus der Rechnung für dieses Beispiel zu entfernen.

Erste Schritte

Bereit, Supportkosten zu senken und das Kundenerlebnis mit automatisierten Rechnungserklärungen zu verbessern?

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